Sistema de Información para Gestión de Pedidos de Productos vía web LSI 03
Visión
Versión 3.0
Tabla de Contenidos
Visión
1. Introducción
1.1 Propósito
El propósito
de éste documento es, analizar y definir las necesidades dentro de la
organización y las características del
sistema de gestión de pedidos vía web una empresa de distribución de productos.
El documento se centra en la funcionalidad requerida por los participantes en
el proyecto y los usuarios finales.
Esta
funcionalidad se basa principalmente en la gestión pedidos vía web, las 24
horas, porque la empresa tiene repartidos por las distintas zonas, por ello
dicha organización sean capaces de atender los distintos pedidos que les son
realizados.
Los
detalles de cómo el sistema cubre los requerimientos se pueden observar en la
especificación de los casos de uso, prototipos y otros documentos adicionales.
1.2 Alcance
El documento Visión se ocupa, como ya se ha
apuntado, del sistema de gestión de pedidos dedicada a la distribución de
productos vía web. Dicho sistema será desarrollado por el grupo de desarrollo
de software LSI 03.
El sistema permitirá a los encargados de la
empresa controlar todo lo relativo a la distribución de los productos (gestión
de pedidos, gestión de envíos de producto, gestión de pagos, gestión de
clientes, etc.). Además, también permitirá satisfacer a los clientes realizar
pedidos online, realizar un seguimiento de sus pedidos, etc.
1.3 Definiciones, Acrónimos, y Abreviaciones
Igv.
Ventas.
1.4 Referencias
-
Glosario.
-
Plan de desarrollo de software.
-
RUP
(Rational Unified Process).
-
Diagrama de casos de uso.
2. Posicionamiento
2.1 Oportunidad de Negocio
Este sistema permitirá a la empresa minimarket, un proceso rápido en
gestión de pedidos y ventas, llevar el control de todos los pedidos de los
usuarios mediante una web (gestión de pedidos, gestión de envíos de producto,
gestión de pagos, gestión de clientes, etc.), lo cual supondrá un acceso rápido
y sencillo a los datos, gracias a interfaces gráficas sencillas y prototipos. Además,
los datos que se registren estarán siempre en constante actualización, lo cual
beneficiará al Gerente/Administrador y usuarios del negocio, controlar de
manera eficiente la Entrada y Salida de los productos, así como optimizar la
calidad en la atención.
2.2 Sentencia que define el problema
|
El problema de
|
Controlar
los pagos por distintos medios.
Gestionar
las órdenes de compra realizadas por los clientes.
Gestionar
los pedidos realizados a los proveedores.
Gestionar
la facturación de la empresa.
|
|
afecta a
|
Encargados de transporte.
Usuarios.
Asistente de Ventas (Vendedor).
Administrador.
|
|
El impacto asociado es
|
Automatizar los procesos de venta mediante este sistema de
forma rápida y sencilla, que genere reportes, comprobantes de pago, así como
registrar clientes y productos. También se desea mejorar la calidad de la
atención a los clientes.
|
|
Una solución adecuada sería
|
Optimización de tiempo, en proceso de ventas usando una web
con una base de datos accesible desde los distintos nodos de la red y generar
interfaces amigables, almacenamiento y búsqueda de productos, registro de
clientes, y reportes de ventas y los movimientos del minimarket fecha a
fecha.
|
2.3 Sentencia que define la posición del Producto
|
Para
|
Administrador
Encargados de transporte,
Contable,
Usuarios,
Asistente de Ventas (Vendedor).
|
|
Quienes
|
Controlan los pedidos, el stock de los productos, las órdenes de pedido, la facturación, la
cantidad de los clientes y proveedores
|
|
El nombre del producto
|
Sistema de Información para Gestión de Pedidos de Productos
vía web.
|
|
Que
|
Almacena la información necesaria de los clientes,
usuarios, productos. Así como los procesos operacionales del minimarket
(ventas).
|
|
no como
|
El sistema actual.
|
|
Nuestro producto
|
Permite gestionar los pedidos de los clientes mediante una
web. toda la información necesaria para tener un resultado detallado de los
movimientos operacionales del minimarket (gestión de pedidos, gestión de
envíos de producto, gestión de pagos, gestión de clientes, etc.), de una
manera fácil y rápida.
|
3. Descripción de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios
Para proveer de una forma efectiva productos y
servicios que se ajusten a las necesidades de los usuarios, es necesario
identificar e involucrar a todos los participantes en el proyecto como parte
del proceso de modelado de requerimientos. También es necesario identificar a
los usuarios del sistema y asegurarse de que el conjunto de participantes en el
proyecto los representa adecuadamente. Esta sección muestra un perfil de los
participantes y de los usuarios involucrados en el proyecto, así como los
problemas más importantes que éstos perciben para enfocar la solución propuesta
hacia ellos. No describe sus requisitos específicos ya que éstos se capturan
mediante otro artefacto. En lugar de esto proporciona la justificación de por
qué estos requisitos son necesarios.
3.1 Resumen de Usuarios
|
Nombre
|
Descripción
|
Stakeholder
|
|
|
Gestiona los usuarios (agrega, modifica,
elimina, busca, lista), gestiona los roles de usuarios del sistema, de igual
forma asignará los roles a los usuarios
|
|||
|
Monitorea y aprueba los pedidos por web Es
el encargado de supervisar el registro de las ventas, responsable de ventas
del producto a los clientes.
|
|||
|
Encargado de la facturación y cobranzas,
política de cobro de los clientes.
|
|||
|
Realiza compras online, Para poder
proceder al “Pago” de una cesta de la compra, el cliente previamente ha
debido logarse en el sistema
|
Usuario
|
||
|
Responsable de consultar los envíos que se
van a realizar desde un almacén. Cargar los camiones con los pedidos a enviar
e introducir los datos del pedido. Una vez entregado el pedido, introducir
los recibos de entrega.
|
|||
3.2 Entorno de usuario
Los usuarios entrarán al sistema identificándose sobre
un ordenador con un sistema operativo Windows 7, accediendo a la aplicación
diseñada para cada uno según el cargo
que desempeñen en la empresa.
3.3 Perfiles de Usuario
3.3.1 Ingeniero
de Logística
|
Representante
|
Logística
|
|
Descripción
|
Jefe del Departamento de Logística de la
Empresa.
|
|
Tipo
|
Gurú.
|
|
Responsabilidades
|
Responsable del Departamento de Logística,
encargado de la gestión del almacén central, del aprovisionamiento del resto
de almacenes y del contacto con los proveedores. Control de estadísticas para
la optimización de recursos.
|
|
Criterio de Éxito
|
A definir por el cliente
|
|
Grado de participación
|
A definir por el cliente
|
|
Comentarios
|
Ninguno
|
3.3.2
Asistente de Ventas (Vendedor).
|
Representante
|
Asistente de Ventas
|
|
Descripción
|
Representante de ventas de los productos
|
|
Tipo
|
Usuario experto.
|
|
Responsabilidades
|
Monitorea y aprueba los pedidos por web Es
el encargado de supervisar el registro de las ventas, responsable de ventas
del producto a los clientes.
|
|
Criterio de Éxito
|
A definir por el cliente
|
|
Grado de participación
|
A definir por el cliente
|
|
Comentarios
|
Ninguno.
|
3.3.3
Contable
|
Representante
|
Contabilidad / Facturación
|
|
Descripción
|
Empleado del Departamento de Contabilidad
y Facturación.
|
|
Tipo
|
Usuario experto.
|
|
Responsabilidades
|
Encargado de la facturación y cobranzas,
política de cobro de los clientes.
|
|
Criterio de Éxito
|
A definir por el cliente
|
|
Grado de participación
|
A definir por el cliente
|
|
Comentarios
|
Ninguno.
|
3.3.4 Usuario
|
Representante
|
Ventas
|
|
Descripción
|
Comprador de productos.
|
|
Tipo
|
Usuario casual.
|
|
Responsabilidades
|
Realiza compras online, Para poder
proceder al “Pago” de una cesta de la compra, el cliente previamente ha
debido logarse en el sistema
|
|
Criterio de Éxito
|
A definir por el cliente
|
|
Grado de participación
|
A definir por el cliente
|
|
Comentarios
|
Ninguno.
|
3.3.5 Encargado de Transporte
|
Representante
|
Envíos
|
|
Descripción
|
Encargado de Transportes de un almacén
determinado.
|
|
Tipo
|
Usuario experto.
|
|
Responsabilidades
|
Supervisor del transporte de mercancías
desde el almacén hasta el domicilio de los clientes. Carga los pedidos en el
camión, registra en el sistema los datos del envío y una vez entregado el
pedido al cliente, introduce el recibo de entrega en la base de datos.
|
|
Criterio de Éxito
|
A definir por el cliente
|
|
Grado de participación
|
A definir por el cliente
|
|
Comentarios
|
Ninguno.
|
4. Descripción Global del Producto
4.1 Perspectiva del producto
El producto a desarrollare es un Sistema de
Automatización de Ventas con generación de Reportes para un minimarket, con la
intención de agilizar el proceso. Las áreas a tratar por el Sistema son: Ventas, Contabilidad y
Facturación.
4.2 Resumen de características
A continuación se mostrará un listado con los beneficios que obtendrá el
cliente a partir del producto:
|
Beneficio del
cliente
|
Características que
lo apoyan
|
|
Mayor agilidad en los
pedidos dando la posibilidad de hacerlo vía servicios web.
|
Aplicación web desde la
cual poder realizar los pedidos.
|
|
Gestión automatizada
del stock del almacén.
|
Sistema de optimización
de del stock en el almacén y previsión de pedidos
|
|
Mayor facilidad para la
gestión de los recursos humanos.
|
Base de datos
centralizada con la información de todo el personal.
|
|
Posibilidad de
cancelación de órdenes por parte del cliente dando la posibilidad de hacerlo
vía servicios web.
|
Aplicación web desde la
que poder cancelar pedidos.
|
|
Automatización de la cancelación de estas
órdenes.
|
Sistema automatizado de
anulación de órdenes.
|
|
Mayor facilidad para el control e catálogos para el área de marketing.
|
Base de datos con acceso remoto desde la que poder controlar ofertas y
políticas de ventas.
|
5. Descripción Global del Producto
5.1 El catálogo
El catálogo de
la tienda virtual permitirá navegar a los clientes en busca de los productos
que deseen comprar. El catálogo estará dividido en distintas categorías,
introducidas por los administradores del sistema mediante el Sistema de
Administración, conteniendo dichas categorías múltiples productos, los cuales
también se introducirán mediante el Sistema de Administración.
Un producto no podrá pertenecer
a varias categorías.
Todos los productos tendrán un detalle de producto, en
el que se podrá ver sus datos, precio, si hay existencias o no.
5.2 La cesta de la compra para clientes
La cesta de la
compra para clientes permite al cliente navegar a través del catálogo y
“añadir” a su cesta de la compra aquellos productos que le interesan.
Una vez ha terminado de llenar la cesta, el cliente
procede al “Pago” de la cesta, realizando la compra de manera efectiva, para lo
cual deberá rellenar los datos del cliente que realiza la compra y los datos de
envío del pedido.
5.3 El registro de clientes
Es esencial para poder realizar compras. Los clientes
pueden darse de alta en el sistema mediante el Registro de Cliente siempre que
quieran. Para poder proceder al “Pago” de una cesta de la compra, el cliente
previamente ha debido logarse en el sistema si ya posee una cuenta de usuario,
o registrarse en el sistema si no es así.
Para un cliente registrado se guardan todos sus
pedidos realizados, así como la última cesta de la compra en la que todavía no
ha hecho un pago. Esto permite al cliente interrumpir la compra en cualquier
momento y retomarla donde lo dejó sin ningún problema.
Así mismo los clientes una vez logados pueden acceder
al sistema de Seguimiento de Pedidos.
El seguimiento de pedidos permite a
los clientes comprobar el estado en el que están sus pedidos: “En espera”, “A
Falta de Productos”, “En proceso”, “En Envío”, “Enviado”, “Anulado”, y aquellos
otros estados que el alumno considere de interés.
5.5 Gestión de Ventas
El departamento de ventas dispone de tres servicios distintos de ventas:
las ventas a domicilio del cliente mediante un representante de ventas. Las
ventas a través de una de las operadoras de la empresa, con la que el cliente
solicita sus pedidos a través del medio telefónico. Y por último, se dispondrá
de servicios web para poder hacer los pedidos de esta forma, considerando al
cliente como cliente online.
5.6 Gestión de Envíos
En el sistema de envíos, los pedidos se cargan en los
camiones y se refleja el estado nuevo de los pedidos en el sistema,
Cuando se realiza un envío se incorporan los datos del
transportista, referencia del envío y fecha en la que se realizó el transporte.
Posteriormente se lleva un control de recibos una vez
que el cliente ha recibido los pedidos en la dirección de envío especificada.
El estado de los envíos de los pedidos se podrá consultar vía los servicios web
por parte del cliente o mediante el propio sistema por parte del personal tanto
de ventas como de almacén y transportes.
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